提升職場透明度：克服溝通心理障礙

許多員工在工作中發現很難有效溝通。以下是原因。

重點

• 開放且誠實的溝通對組織的成功和員工的福祉至關重要。

• 領導層溝通的障礙涉及對權力的態度以及領導者分享信息的程度。

• 員工溝通的障礙涉及對領導層的態度以及感知到的心理安全感。

當我開始我的商業旅程時，我自然會通過收集信息來理解商業世界。作為一名學術研究者，我解剖了科學和經驗性的商業成功要素，它們都反復強調了在組織中清晰溝通的重要性。

更具體地說，我了解到從領導層到團隊的清晰溝通和透明度能夠建立信任、安全感和參與度。從團隊成員到領導者的誠實和開放則能改善操作流程並防止錯誤。而同事之間的真誠溝通則能增強信心和友情。

以開放、同理心和清晰度進行溝通是組織成功的基石（Bucata & Rizescu, 2017），而失敗的公司往往將溝通不良列為其失敗的主要原因之一（Rana, 2013）。然而，我注意到這種溝通方式並不是大多數工作場所的標準做法。那麼，為什麼工作中的清晰溝通如此困難？

理解溝通

溝通並不等同於談話或寫作。在談話或寫作時，我們使用語言來表達我們的想法、經驗或疑問。我們的目標是將我們的想法傳達出去。而溝通則是試圖確保聽眾理解我們信息背後的含義的一種有意行為。想一想我們如何與學習我們語言的人交談；大多數人會使用重複、澄清、舉例、使用簡單語言等策略來確保他們的信息被理解。

然而，這種策略性的目的性、資源性和耐心在工作中很少被應用。但那些能夠自豪地稱自己為有效溝通者的人了解，我們在與團隊溝通時需要同樣的策略性。

工作場所溝通的心理障礙

和諧的合作是組織生產力和成功的關鍵要素，這使得溝通成為一項必備技能。那麼，為什麼在許多工作場所中，尊重、直接和誠實的溝通如此困難？

大多數工作中有效溝通的挑戰與兩種類型的心理障礙有關：領導者在清晰傳達信息方面的障礙和員工在積極聆聽方面的障礙（Teng et al., 2020）。

領導層的障礙

根據Shaw（2011）的說法，領導者溝通中的一個最大障礙是認為溝通已經完成的錯覺。換句話說，領導者經常將談話等同於溝通。而缺少的是區別於談話的關鍵因素：澄清、解答疑問以及確保理解。

這種溝通障礙會對員工造成重大不利影響，員工往往對自己的角色和責任不清楚。當他們的表現反映出這種不清楚時，管理層可能會認為他們無法遵循指示或完成任務。

另一個溝通障礙涉及領導者對權力和地位的態度（Rani, 2016）。例如，如果一位經理認為自己的角色更像是一位統治者而不是導師，那麼他們會期望無條件地受到尊重和服從。因此，他們不太可能對自己的要求、行動或決策進行合理解釋。

最後，第三個障礙涉及分享過多信息（Sapungan et al., 2019）。過多的信息可能以多種形式出現：過多的內容、過多的會議或頻繁的政策或程序變更。這些經歷的共同點是員工面臨信息的認知過載，這阻礙了信息的正確處理。

因此，在溝通方面，信息過少或過多都是不利的。

員工的障礙

儘管大多數研究和組織變革計劃集中於領導者溝通的障礙，但接收者（即員工）也在溝通失敗中扮演著重要角色。

員工溝通障礙中的一個重要因素是他們對權威的態度（Rani, 2016）。那些對權威人物，尤其是特定的權威人物（如女性領導者）有心理抵抗的員工，不會積極聆聽、遵循指示或分享他們的觀點。因此，他們的反抗成為專業溝通的一個顯著障礙。

最後，任何關於溝通的討論都離不開工作中的心理安全感這一話題。心理安全感指的是在工作場所分享信息、表達想法和承擔風險的感知成本（Edmondson & Bransby, 2023）。

因此，缺乏心理安全感會讓員工不願意溝通他們在工作中遇到的困難、犯的錯誤或需要的幫助。員工認為這些承認可能會對他們的地位、聲譽或薪資造成過大的損害。換句話說，承認這些脆弱性並不感到安全。

總結來說，工作場所清晰溝通的心理障礙是多方面且複雜的，但並非無法克服。我了解到，創造一個安全、開放且尊重的溝通文化，對於組織和其中的個體來說，可能是生存和繁榮之間的分水嶺。