許多員工在工作中發現很難有效溝通。以下是原因。
重點
開放且誠實的溝通對組織的成功和員工的福祉至關重要。
領導層溝通的障礙涉及對權力的態度以及領導者分享信息的程度。
員工溝通的障礙涉及對領導層的態度以及感知到的心理安全感。
當我開始我的商業旅程時,我自然會通過收集信息來理解商業世界。作為一名學術研究者,我解剖了科學和經驗性的商業成功要素,它們都反復強調了在組織中清晰溝通的重要性。
更具體地說,我了解到從領導層到團隊的清晰溝通和透明度能夠建立信任、安全感和參與度。從團隊成員到領導者的誠實和開放則能改善操作流程並防止錯誤。而同事之間的真誠溝通則能增強信心和友情。
以開放、同理心和清晰度進行溝通是組織成功的基石(Bucata & Rizescu, 2017),而失敗的公司往往將溝通不良列為其失敗的主要原因之一(Rana, 2013)。然而,我注意到這種溝通方式並不是大多數工作場所的標準做法。那麼,為什麼工作中的清晰溝通如此困難?
理解溝通
溝通並不等同於談話或寫作。在談話或寫作時,我們使用語言來表達我們的想法、經驗或疑問。我們的目標是將我們的想法傳達出去。而溝通則是試圖確保聽眾理解我們信息背後的含義的一種有意行為。想一想我們如何與學習我們語言的人交談;大多數人會使用重複、澄清、舉例、使用簡單語言等策略來確保他們的信息被理解。
然而,這種策略性的目的性、資源性和耐心在工作中很少被應用。但那些能夠自豪地稱自己為有效溝通者的人了解,我們在與團隊溝通時需要同樣的策略性。
工作場所溝通的心理障礙
和諧的合作是組織生產力和成功的關鍵要素,這使得溝通成為一項必備技能。那麼,為什麼在許多工作場所中,尊重、直接和誠實的溝通如此困難?
大多數工作中有效溝通的挑戰與兩種類型的心理障礙有關:領導者在清晰傳達信息方面的障礙和員工在積極聆聽方面的障礙(Teng et al., 2020)。
領導層的障礙
根據Shaw(2011)的說法,領導者溝通中的一個最大障礙是認為溝通已經完成的錯覺。換句話說,領導者經常將談話等同於溝通。而缺少的是區別於談話的關鍵因素:澄清、解答疑問以及確保理解。
這種溝通障礙會對員工造成重大不利影響,員工往往對自己的角色和責任不清楚。當他們的表現反映出這種不清楚時,管理層可能會認為他們無法遵循指示或完成任務。
另一個溝通障礙涉及領導者對權力和地位的態度(Rani, 2016)。例如,如果一位經理認為自己的角色更像是一位統治者而不是導師,那麼他們會期望無條件地受到尊重和服從。因此,他們不太可能對自己的要求、行動或決策進行合理解釋。
最後,第三個障礙涉及分享過多信息(Sapungan et al., 2019)。過多的信息可能以多種形式出現:過多的內容、過多的會議或頻繁的政策或程序變更。這些經歷的共同點是員工面臨信息的認知過載,這阻礙了信息的正確處理。
因此,在溝通方面,信息過少或過多都是不利的。
員工的障礙
儘管大多數研究和組織變革計劃集中於領導者溝通的障礙,但接收者(即員工)也在溝通失敗中扮演著重要角色。
員工溝通障礙中的一個重要因素是他們對權威的態度(Rani, 2016)。那些對權威人物,尤其是特定的權威人物(如女性領導者)有心理抵抗的員工,不會積極聆聽、遵循指示或分享他們的觀點。因此,他們的反抗成為專業溝通的一個顯著障礙。
最後,任何關於溝通的討論都離不開工作中的心理安全感這一話題。心理安全感指的是在工作場所分享信息、表達想法和承擔風險的感知成本(Edmondson & Bransby, 2023)。
因此,缺乏心理安全感會讓員工不願意溝通他們在工作中遇到的困難、犯的錯誤或需要的幫助。員工認為這些承認可能會對他們的地位、聲譽或薪資造成過大的損害。換句話說,承認這些脆弱性並不感到安全。
總結來說,工作場所清晰溝通的心理障礙是多方面且複雜的,但並非無法克服。我了解到,創造一個安全、開放且尊重的溝通文化,對於組織和其中的個體來說,可能是生存和繁榮之間的分水嶺。
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