員工為何在視訊會議中多工？管理者該如何應對

2024年8月13日 LiaoChienAn

員工進行多工處理的真正原因及解決方法

重點摘要

減少會議人數並專注於必要的參與者可以提高參與度並減少干擾。

使用如 Slack 和電子郵件等異步溝通工具可以保留深度工作時間並提高生產力。

低效的會議迫使員工進行多工處理；管理者必須重新思考會議結構。

許多管理者——可能包括你——對於員工在視訊會議中可能進行多工處理感到相當沮喪。事實上，在幫助客戶制定混合工作政策時，許多管理者希望員工能回到辦公室，這樣他們可以確保員工在會議期間確實在專心聆聽並完全投入。

讓我們不要繞圈子：如果你的員工在另一場 Zoom 簡報中點頭時，正在擺弄 Slack，那麼很可能問題不在於他們，而在於你。是的，我指的是你，無法組織焦點議程和最佳出席人數的管理者。但在你開始辯解之前，我們來看看一些事實。你看，我們的會議文化需要徹底改革，解決方案不在於指責員工，而在於承認我們作為決策者的缺點。

虛擬會議中的多工處理的隱藏世界

大多數管理者會假設會議期間的大部分多工處理都是個人干擾——給朋友發短信甚至進行網上購物。但讓我們來打破這個迷思。現實更加複雜，並且諷刺地說，比你想像的更與工作相關。來自遠程工作領域知名學者 Nick Bloom 的證據顯示，只有區區 5% 的員工在 Zoom 或 Teams 會議期間發短信或與家人朋友交談。

主要的干擾？你猜對了：額外的工作任務。根據使用 Microsoft Teams 數據的學術研究，約有 30% 的虛擬會議中會出現與工作相關的多工處理行為。這包括回覆電子郵件、處理 Slack 訊息，甚至編輯文件。我知道你在想：「嗯，如果是與工作相關的，那有什麼害處呢？」問題在於，這種現象主要出現在具有特定特徵的會議中——會議時間長、參加者多、定期安排、在上午舉行，並且大部分攝像頭是關閉的。

但讓我們退一步。多工處理並不是它通常被描繪成的那樣邪惡。事實上，有些人說這有助於他們在與自己無關的會議部分保持生產力。這是一種生存策略，是在會議中無意義地浪費時間的時候，擠出生產力的方式。真正的問題是，為什麼他們會參加與自己無關的會議？下次你發現有人進行多工處理時，不妨思考一下這個問題。

為什麼責怪管理者？

作為領導者，你的主要責任之一就是創造一個能夠促進團隊成功的環境。如果你的團隊中有相當比例的人在會議期間進行多工處理，這意味著你還沒有成功地讓這個環境有利於全身心的投入。你可能會爭辯說，員工有責任保持專注。然而，作為設定這些會議的基調、結構和議程的人，你在保持他們專注方面承擔了更大的責任。

問題的核心在於：問題不在於你的團隊成員選擇分心；而是他們感到有必要這麼做，因為會議結構中存在低效率。也許議程太過廣泛，會議時間太長，或者可能房間裡的聲音太多。無論是哪種情況，你的會議格式都有某種東西促使你的團隊尋求在其他地方提高生產力。這種行為並非在真空中發生；這是對你所創造或允許持續存在的環境的反應。

此外，這種失去參與感的情況超出了會議本身。當你的團隊在會議中進行多工處理時，這意味著會議之外沒有足夠的時間來完成他們的任務。而這是一個巨大的問題。這表明組織或團隊可能處於「會議過載」的持續狀態，幾乎沒有空間進行專注、不受干擾的工作。

你的下一步：更少、更專注的會議

忘掉你所聽到的「會議是有效團隊溝通基石」的說法。如果我們誠實以對，許多會議只是浪費時間，削弱了生產力。好消息是，你有能力改變這種模式。

當你決定會議是必不可少的時，首先要考慮的是參會名單。每個在虛擬會議室裡的人都應該是有實際需求的參與者。問問自己：「誰真的需要在這裡？」如果你無法為某人的參與找到合理的理由，就從名單上刪除他們。參會者名單越精簡，所有在場者就越可能發揮作用，這自然會鼓勵積極參與，並最大限度地減少多工處理的空間。

然而，僅僅縮減名單還不足以解決問題。這必須與精心設計的議程結合，要求所有參與者積極參與。沒有人應該只是在會議室裡——無論是虛擬的還是實體的——點頭或填補空缺。議程應該要求每個人都提供意見、提出問題，或至少進行某種形式的積極參與。當人們知道他們有角色要扮演時，他們就不太可能失去興趣，轉而通過多工處理來應對無聊的會議。

如果你已經採取了這些步驟——更少、更有目的的會議，經過仔細考慮的參與者名單和互動的議程——而發現人們仍在進行多工處理，這意味著你需要更深入地探討問題。問題可能不在於會議本身，而是團隊動力或個人動機的某些潛在因素你還沒有識別出來。這可能包括團隊內角色定義不清，導致缺乏責任感和擁有感，或更複雜的問題，如文化不匹配、激勵措施錯位，甚至個人危機影響了專注力和生產力。